การสนทนาอย่างไม่เป็นทางการกับผู้ใช้ สมาชิกในทีม และผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ มักจะพบปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้เร็วกว่าการประชุมที่เป็นทางการ การสื่อสารทั้งหมดจะต้องมีความซื่อสัตย์ทางสติปัญญาและความถูกต้อง การวิพากษ์วิจารณ์งานพัฒนาอย่างสม่ำเสมอ บ่อยครั้ง และมีคุณภาพสูงเป็นสิ่งจำเป็น ตราบเท่าที่มีการจัดเตรียมอย่างสงบ ให้เกียรติสร้างสรรค์ความไม่กล่าวโทษ ความไม่โกรธ การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการบ่อยๆ ระหว่างนักพัฒนากับผู้ใช้ปลายทาง และระหว่างผู้จัดการ โครงการ กับลูกค้า เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้โครงการมีความเกี่ยวข้อง มีประโยชน์ และมีประสิทธิภาพสำหรับผู้ใช้ปลายทาง และอยู่ในขอบเขตของสิ่งที่สามารถทำให้เสร็จได้ การสื่อสารระหว่างบุคคลที่มีประสิทธิภาพและการจัดการความขัดแย้งและการแก้ไขเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการโครงการซอฟต์แวร์ ไม่มีวิธีการหรือกลยุทธ์การปรับปรุงกระบวนการใดที่สามารถเอาชนะปัญหาร้ายแรงในการสื่อสารหรือการจัดการที่ผิดพลาดของความขัดแย้งระหว่างบุคคลได้ นอกจากนี้ ผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกับวิธีการดังกล่าวและกลยุทธ์การปรับปรุงกระบวนการจะได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้นด้วยการสื่อสารที่ดีขึ้น การสื่อสารต้องเน้นว่าทีมเข้าใจกฎบัตรโครงการ หรือไม่และทีมกำลังก้าวหน้าไปสู่เป้าหมายนั้นหรือไม่ ผู้ใช้ปลายทาง นักพัฒนาซอฟต์แวร์ และผู้จัดการโครงการต้องถามคำถามพื้นๆ ง่ายๆ บ่อยๆ เพื่อช่วยระบุปัญหาก่อนที่ปัญหาจะบานปลายกลายเป็นหายนะที่ใกล้เข้ามา แม้ว่าการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ปลายทาง การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและการทำงานเป็นทีมยังไม่เพียงพอ แต่ก็มีความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ดี และการขาดหายไปของพวกเขาเกือบจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่ดีอย่างแน่นอน